Каждая организация ведет документацию. Со временем полки архива заполняются по максимуму, и возникает необходимость искать места для хранения новой документации. Старыми бумагами в архиве считаются те, у которых вышел срок хранения.
Их можно утилизировать, но не все в один момент. Необходимо провести детальный анализ и осмотр бумаг, чтобы точно определить, от каких из них можно избавиться без серьезных последствий.
Просто так сжечь или выкинуть важные документы нельзя. Так можно попасть под ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов, и получить огромный штраф в несколько сотен тысяч рублей.
Это часто случается, когда фирма не может предоставить потребованную контролирующим органом бумагу, объясняя это тем, что она была уничтожена, или утеряна.
Кто занимается утилизацией документов
Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.
Важно помнить, что члены комиссии ответственны за подлежащую утилизации документацию. К вопросу необходимо отнестись со всей ответственностью и вниманием, чтобы не совершить ошибку и не уничтожить важные материалы.
Также нужно знать, что многие бумаги необходимо хранить на протяжении пяти лет, иначе существует угроза столкнутся с серьезными санкциями.
Порядок проведения процедуры
Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.
Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.
После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.
Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:
- Шредирование – самый популярный и простейший способ
- Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
- Выездная утилизация – проводится специализированной компанией
Организации небольших масштабов могут проводить уничтожение документации самостоятельно, к примеру, методом разрезания бумаг.
Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.
Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.
Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.
- Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
- Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
- Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
- Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.
Шредеры могут проводить измельчение документов полосами, имеющими ширину 3,9-6 миллиметров, или крошкой с диаметром менее 0,5 миллиметров. Размер бумажных частиц зависит от степени конфиденциальности информации на бумажном носителе.
Уничтожение документов способом сжигания может проводиться только специальными компаниями в соответствии с законодательством. Для этого задействуются специальные печи. В печах могут утилизироваться и другие носители информации, такие как флешки, диски, дискеты.
Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.
На предприятии бумаги погружаются в печь, где полностью уничтожаются. После этой процедуры заказчик получает акт утилизации. Такой метод утилизации документов наиболее надежный и конфиденциальный.
При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.
Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.
После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.
Составление акта об уничтожении документов
При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.
В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:
- Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
- Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
- Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
- Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
- В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.
После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.
Ставить печать в акте не обязательно, так как он относится к внутренней документации предприятия.
Оформляя акт можно использовать обычные листы бумаги формата А4, или же фирменные бланки компании. Заполнять его можно или на компьютере, или от руки.
Количество экземпляров равно количеству людей из комиссии, плюс экземпляр для самой фирмы. Все экземпляры должны быть заверены соответствующим образом.
Инструкция по заполнению акта
В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.
В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.
Дальше, посередине прописывается название документа.
Основная часть акта должна обязательно отражать:
- Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
- Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
- Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.
По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.
Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.
Хранение акта
Когда бумаги уничтожены, акт составлен и завизирован, его передают для хранения в архив предприятия. Срок хранения актов об уничтожении документов установлен законодательством.
При необходимости, акт можно извлекать из архива и применять его для разрешения возможных появившихся проблемных ситуаций.
(Пока оценок нет)
Загрузка...